中央観光トラベルの加藤です。
今日は少し裏側。「添乗業務の前の日にしていること」。
実は明日から3日間、北海道へ添乗に行ってきます。久しぶりの添乗なので、自分でもちょっとワクワクしています。ただし、その前に欠かせないのが「前日の準備」。ここをしっかりやっておかないと、出発からトラブルに巻き込まれてしまい、そのまま旅全体の雰囲気に影響してしまうのです。
1. お客様への最終確認電話
まず一番にやるのは「お客様への最終確認」です。
参加人数の再確認もありますが、幹事さんが前日になって気が付くことがあったりして「そういえば明日、集合場所に◯◯を置いておきたい」とか「うっかりい忘れたけど食事にアレルギー対応を追加してほしい」なんて要望があったりします。
旅先で言われると困ることですが、前日のうちに聞いていると、かなりの確率で対応できる可能性が高まります。
あとお客様にとっても「添乗員から電話をくれた」という安心感につながるので、この時間を私は大切にしています。
2. 施設への手配確認
次に欠かせないのが、各施設への確認電話です。
ホテルや観光施設、食事場所などは、予約センターでは話が通っていても、現場担当の方が「え？そんな予約あったっけ？」となっているケースが実は少なくありません。
特に団体名の表記が間違えていたり、食事場所のメニューが変更されていないなんてこともあります。あと当日の案内ルートが不明確だったりすることもあります。例えば「レストランは◯◯ビルの3階にあります」と事前に言われていても、大きいビルで行ってみたらわからないれていないなんてことも。お客様を30人、40人と引率している時にそんなトラブルがあると、かなり焦ります。
だからこそ、私は必ず前日に電話を入れてすべてを確認して不安がないようにします。
相手の声の調子を聞きながら、「ちゃんと伝わっているな」と確認するのです。これだけで安心感が全然違います。
3. クーポン類や現金の準備
あと「現金」と「クーポン類」の準備です。
団体旅行では、宿泊や食事、観光施設の入場券をまとめてクーポンで精算することがよくあります。そのクーポンをきちんと揃える必要があります。
たまにクーポンを忘れちゃうことも・・・現場で焦ります。
また、現金も細かい単位で必要になることが多いです。バスの駐車場代や急な買い物など、1,000円札を入れておくことが大事だったりします。
4. 出発時のトラブルは旅全体を左右する
私の添乗あるあるなのですが、不思議と「出発時にトラブルがあると、その旅全体で何かしらトラブルが続く」というジンクスがあります。逆に、出発がスムーズにいくと、旅全体がいい雰囲気で進むものです。
だから私は前日確認の中でも、特に「出発時」に関わる部分を念入りにチェックします。配車場所、バスの駐車位置などなど、これを徹底しておくことで翌日のスタートを気持ちよく切れるのです。
旅行の仕事は「確認・確認・確認」なんです。
添乗業務は、表から見れば「一緒に旅をする人」ですが、裏側ではどれだけ準備をしておけるかが大事です。
旅行の仕事は「確認・確認・確認」なんです。
裏側は地味なんです。
さて、明日からは北海道。久々の添乗です。
がんばります
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